TL;DR: Ich habe für meine eigene Saugroboter-Werkstatt eine Werkstatt-Software gebaut, weil kein Standard-Tool unsere Abläufe abbilden konnte. Daraus ist Fixano geworden — eine Multi-Tenant-SaaS mit rund 57.000 Zeilen Code und ~100 Datenbanktabellen, die heute Kostenvoranschläge, E-Rechnungen, DHL-Versand, WhatsApp-Kommunikation und sogar komplette Werkstatt-Websites für jeden Mandanten abdeckt. Der messbare Effekt bei uns: von 2,8 auf 1,4 Stunden pro Reparaturauftrag — eine Halbierung des Aufwands.
Die Ausgangslage: Eine Werkstatt, die an Excel erstickt
Bei Robo-Repair, der Werkstatt-Marke meiner RD Onlinehandel GmbH, reparieren wir über 4.000 Saugroboter pro Jahr. Am Anfang lief das wie in den meisten Betrieben: Aufträge in Listen, Status-Anfragen per Telefon, Kostenvoranschläge als PDF-Anhang, Ersatzteile im Kopf des Technikers. Jeder einzelne Schritt funktionierte — aber die Übergänge zwischen den Schritten haben uns aufgefressen.
Das ist der Punkt, den ich bei fast jedem Betrieb wiederfinde: Nicht die Arbeit selbst kostet die Zeit, sondern das Übertragen von Informationen zwischen Systemen und Menschen.
Was ich gebaut habe
Fixano bildet den kompletten Reparatur-Lebenszyklus digital ab — vom Eingang bis zur bezahlten Rechnung:
- Auftrags-Workflow: Jede Reparatur bekommt automatisch eine REP-Nummer und läuft durch einen klaren Status-Workflow (Wartend → Analyse → KVA → In Bearbeitung → Abgeschlossen). Mit Foto-Dokumentation beim Eingang, Reparatur-Timer und automatischer Ersatzteil-Abbuchung aus dem Lager.
- KVA per Link: Der Kunde bekommt seinen Kostenvoranschlag als geschützten Link und kann ihn mit einem Klick annehmen oder ablehnen — inklusive Upselling-Positionen. Kein E-Mail-Ping-Pong, keine Rückfragen-Schleife.
- Status-Seiten für Kunden: Jeder Kunde sieht jederzeit online, wo seine Reparatur steht („Erhalten → Diagnose → Reparatur → Versand“). Der Effekt: rund 70 % weniger Status-Anfragen per Telefon und Mail.
- E-Rechnung serienmäßig: Fixano erzeugt ZUGFeRD/Factur-X-Rechnungen (PDF/A-3 mit eingebettetem XML) — inklusive einer eigenen Tax-Engine, die Inland, EU-OSS, Reverse-Charge und Drittland korrekt behandelt. Dazu Lexoffice-Sync für die Buchhaltung.
- Kommunikation: E-Mail-Vorlagen mit Variablen, WhatsApp Business API, automatische Status-Updates. Der Kunde wird informiert, ohne dass jemand tippen muss.
- Versand: DHL-Labels (inkl. Retouren) direkt aus dem Auftrag, mit Sendungsverfolgung.
- Personal & Controlling: Techniker-Zuweisung nach Skill und Auslastung, Zeiterfassung, Lohnkosten pro Reparatur, Auslastungs-Dashboard mit 14-Tage-Trend. Ich sehe auf einen Blick, was ein Auftrag wirklich kostet.
- Website + Webshop pro Mandant: Jede Werkstatt bekommt auf Wunsch eine eigene Website mit Shop, Rechtstexte-Generator und Buchungsstrecke — auf eigener Subdomain oder Custom-Domain mit automatischem TLS.
Der Skaleneffekt: Aus der Kostenstelle wird ein Produkt
Das ist für mich der wichtigste Punkt dieser Case Study: Die Software, die ich für den eigenen Betrieb gebaut habe, ist heute selbst ein Produkt. Fixano läuft als Multi-Tenant-SaaS mit Plattform-Admin, Abo-Billing (Pläne von 49 bis 199 €/Monat), Ticket-System und Partner-Programm. Dieselbe Investition, die meine Werkstatt effizienter gemacht hat, erzeugt jetzt wiederkehrende Umsätze.
Diesen Weg können auch andere Betriebe gehen — nicht jeder muss eine SaaS gründen, aber fast jeder Betrieb hat Prozesse, deren Digitalisierung sich doppelt auszahlt: erst intern durch gesparte Stunden, dann extern durch besseren Service, mehr Upselling und weniger Reibung mit Kunden.
Die Zahlen
- 2,8 h → 1,4 h Arbeitszeit pro abgeschlossenem Reparaturauftrag
- ~70 % weniger Status-Anfragen durch öffentliche Status-Seiten
- ~57.000 Zeilen eigener Code, ~100 Datenbanktabellen, gehostet in Deutschland (Hetzner, Supabase Frankfurt)
- Integrationen: Stripe, PayPal, DHL, Lexoffice, Shopify, PrestaShop, WooCommerce, WhatsApp Business, Google Ads & Meta Conversions API
Was das für deinen Betrieb bedeutet
Du musst kein Software-Unternehmen werden. Aber wenn dein Team täglich Informationen von A nach B überträgt — aus dem Mail-Postfach in die Excel-Liste, von der Liste ins Versandportal, vom Portal in die Buchhaltung — dann liegt da dieselbe Halbierung des Aufwands drin, die ich bei uns realisiert habe.
Der erste Schritt kostet nichts: Beim kostenlosen 15-Minuten Prozess-Check schaue ich mir deinen größten Zeitfresser an und schicke dir eine persönliche Video-Analyse. Oder wir reden direkt: 30 Minuten Erstgespräch, kostenlos und unverbindlich.
