Jeden Tag klicken sich deine Mitarbeiter durch Software,
die nie für deinen Betrieb gemacht wurde.
Das kostet dich 50.000 € im Jahr.
Muss es aber nicht.

Mit der RD Onlinehandel GmbH verkaufe und repariere ich Saugroboter. Bestände, Einkauf, Lieferanten, Preise — das lief über eine Excel-Tabelle. Sie wuchs mit der Firma, und weil sich niemand traute, die alte zu überschreiben, wurde vor jeder größeren Änderung eine Kopie gemacht.

Am Ende lagen 972 Versionen dieser Datei in einem Ordner. „Kopie von WARENWIRTSCHAFT_01.12.2025", „…_04.11.2025_final". Über vier Jahre gewachsen. Niemand konnte mehr sagen, welche die richtige war — und zwei Leute konnten nie gleichzeitig darin arbeiten.

Ich habe alles durchprobiert, was der Markt hergibt. Jedes Programm konnte einen Teil — und für den Rest kam wieder eine Tabelle dazu. Am Ende hatte ich Lizenzgebühren und Excel. Ich zahlte für Software, die mein eigentliches Problem gar nicht kannte.

Also habe ich angefangen, selbst zu bauen. Nicht als Projekt, sondern Stück für Stück, immer da, wo es am meisten weh tat. Heute läuft der Betrieb auf RD WaWi — Bestände mit Nachbestell-Vorhersage, Aufträge, Versand, Marktplätze, Rechnungen. Rund 45.000 Zeilen Code, über 300 Schnittstellen. Es ersetzt Standard-Software wie JTL für einen Bruchteil der Kosten, und es kennt meinen Betrieb, weil es in meinem Betrieb entstanden ist.

Die gesparte Zeit war der Anfang, nicht das Ergebnis. Das eigentliche Geld lag woanders — in Vorgängen, die es vorher gar nicht gab.

In unserer Werkstatt Robo-Repair laufen über 4.000 Reparaturen im Jahr. Solange wir alles über den Shop und von Hand abgewickelt haben, war ein Kostenvoranschlag Handarbeit: zusammengesucht, abgetippt, per Mail geschickt — rund 20 Minuten. Er kam entsprechend spät beim Kunden an und sah auch nicht besonders professionell aus. Und was an Zusatzleistungen möglich gewesen wäre, fiel unter den Tisch, wenn gerade viel los war. Heute erzeugt das System den Kostenvoranschlag in 30 Sekunden, schlägt passende Zusatzleistungen automatisch vor und schickt dem Kunden einen Link, den er mit einem Klick annimmt.

Ich habe über eine Million Euro Werbebudget bei Google und Meta verwaltet. Die härteste Lektion daraus hat nichts mit Anzeigentexten zu tun: Google Ads, Meta und LinkedIn funktionieren nur so gut wie die Datenlage, die du ihnen lieferst. Und die meisten Firmen liefern praktisch keine.

Diese Plattformen sind heute Lernmaschinen. Sie entscheiden selbst, wem sie deine Anzeige zeigen — und sie lernen aus dem, was du zurückmeldest. Meldest du nichts zurück, sehen sie nur „jemand hat geklickt". Also optimieren sie auf billige Klicks. Meldest du zurück „aus diesem Klick wurde ein Auftrag über 900 € mit 300 € Deckungsbeitrag", suchen sie ab da nach mehr Menschen wie diesem einen. Dasselbe Budget, völlig anderes Ergebnis.

Und es ist längst keine Kür mehr. Die Plattformen fordern diese Daten aktiv an — und wer sie nicht liefert, tritt gegen Wettbewerber an, die es tun:

Genau das kann ein Betrieb aber nur, wenn seine Daten an einem Ort liegen. Wenn die Bestellung in einem Programm steht, die Reparatur im nächsten und der tatsächliche Gewinn erst im dritten sichtbar wird, gibt es nichts zu liefern. Wer keine Daten hat, fliegt im Marketing durchgehend blind — zahlt trotzdem jeden Monat die Rechnung, und verliert gegen jeden Wettbewerber, der seine Zahlen zurückspielt.