TL;DR: Statt eine Standard-Warenwirtschaft wie JTL zu lizenzieren, habe ich für meinen eigenen Onlineshop Roboter-Deals.de eine komplett eigene Warenwirtschaft gebaut: RD WaWi — über 45.000 Zeilen Code, 300+ API-Endpunkte, 57 Datenbanktabellen. Sie steuert heute Bestände, Einkauf, Versand, Retouren, Rechnungen, Marktplätze und sogar das Performance-Marketing. Und sie zeigt, was passiert, wenn Software exakt zum Betrieb passt statt umgekehrt.
Warum überhaupt selbst bauen?
Standard-Warenwirtschaften sind für den Durchschnittsbetrieb gebaut. Dein Betrieb ist aber kein Durchschnitt: Du hast deine eigenen Lieferanten-Eigenheiten, deine eigene Versandlogik, deine eigenen Marktplätze, deine eigene Preiskalkulation. Bei Standard-Software biegst du deine Prozesse um die Software herum — und bezahlst monatlich dafür, dass es trotzdem nur zu 80 % passt.
Ich habe den umgekehrten Weg gewählt: Die Software passt sich dem Betrieb an. Jede Funktion in RD WaWi existiert, weil sie bei uns eine konkrete Stunde Handarbeit ersetzt hat.
Was RD WaWi heute kann
Einkauf, der mitdenkt
Das System schlägt Nachbestellungen nicht nur nach Mindestbestand vor, sondern arbeitet mit Predictive Reorder: Saisonalität und Verkaufstempo fließen in die Prognose ein, inklusive Stockout-Wahrscheinlichkeit. Dazu ein Margen-Radar, der Einkaufspreis-Steigerungen erkennt, und eine Lieferanten-Performance-Auswertung. Ergebnis: weniger Kapital im Lager gebunden, weniger Ausverkauft-Situationen.
Versand im Stapel statt im Einzelkampf
Aufträge laufen durch einen Packer-Scan-Workflow: scannen, packen, fertig. DHL-Labels entstehen im Batch (das System wählt automatisch das günstigste Versandprodukt), Retouren-Labels und Sendungsverfolgung inklusive. Lieferscheine, Rechnungen und Versandpapiere druckt das System selbstständig — auch Zollpapiere für Nicht-EU-Sendungen erkennt es automatisch.
Buchhaltung ohne Abtippen
Rechnungen und Gutschriften synchronisieren sich per Lexoffice-Anbindung, Bankumsätze werden per CSV-Import automatisch gegen offene Rechnungen abgeglichen (Bank Reconciliation). Was früher ein Buchhaltungs-Nachmittag war, ist heute ein Kontrollblick.
Marktplätze zentral
Amazon, eBay, Kaufland und Check24 laufen über die Marktplatz-Anbindung zentral in dieselbe Auftragsverwaltung — inklusive Status- und Tracking-Rücksync. Ein Bestellkanal mehr bedeutet bei uns keinen Mitarbeiter mehr.
Kundenservice, der sich selbst bedient
Kunden verfolgen ihre Bestellung im Self-Service-Portal, eingehende Mails werden automatisch zu Tickets mit Threading und Vorlagen. Lifecycle-Mails (Versandbestätigung, Lieferverzug, Zufriedenheits- und Bewertungsanfragen) verschickt das System von allein.
Marketing auf Gewinn optimiert — nicht auf Umsatz
Das ist mein Lieblingsteil: RD WaWi lädt gewinnbasierte Conversions zu Google Ads und Meta hoch. Die Kampagnen optimieren also nicht auf Bestellwert, sondern auf tatsächlichen Deckungsbeitrag pro Bestellung — Wareneinsatz, Versandkosten und Zahlungsgebühren eingerechnet. Google und Meta lernen dadurch, profitable Kunden zu finden statt nur umsatzstarke. Mit über 1 Mio. € verwaltetem Werbebudget macht dieser Unterschied richtig Geld aus.
Die Effekte in Kürze
- Keine monatlichen Lizenzkosten für eine Standard-WaWi, die nur zu 80 % passt — die Software gehört uns
- Skalierung ohne Personalaufbau: mehr Bestellungen und mehr Marktplätze bei gleichem Team, weil Batch-Versand, Auto-Mails und Cron-Jobs die Routinearbeit tragen
- Werbebudget arbeitet auf Gewinn: gewinnbasierte Conversion-Uploads statt Umsatz-Optimierung
- 300+ API-Endpunkte, 57 Tabellen, 45.000+ Zeilen Code — läuft produktiv auf eigenem Linux-Server, täglich AES-256-verschlüsselte Backups
Was du daraus mitnehmen kannst
Du brauchst nicht am ersten Tag eine komplette Warenwirtschaft. RD WaWi ist über Jahre modular gewachsen — genau in der Reihenfolge, in der die Engpässe am meisten wehgetan haben. So gehe ich auch bei Kundenprojekten vor: erst der Prozess, der dich am meisten Zeit kostet, dann der nächste. Ein MVP steht in 2–4 Wochen, und jedes Modul rechnet sich einzeln.
Wenn du wissen willst, welcher Prozess bei dir den größten Hebel hat: Kostenloser 15-Minuten Prozess-Check — oder direkt ein unverbindliches Erstgespräch.
