TL;DR: Ich schreibe hier nicht als Berater, der Probleme aus Studien kennt. Meine eigene Warenwirtschaft war jahrelang eine Excel-Datei, am Ende lagen 972 Versionen davon in einem Ordner. Irgendwann habe ich mir selbst gebaut, was ich gebraucht hätte. Genau das mache ich heute für andere Betriebe.
Wie es angefangen hat
Am Anfang war die Excel-Datei die richtige Entscheidung. Sie war da, sie kostete nichts, und sie konnte genau das, was ich brauchte. Für einen kleinen Betrieb mit überschaubarem Sortiment ist eine Tabelle kein Fehler — sie ist das naheliegendste Werkzeug.
Das Problem ist nicht der Anfang. Das Problem ist, dass es nie einen Tag gibt, an dem sie aufhört zu reichen. Es wird nur jeden Monat ein bisschen schlechter, und man gewöhnt sich schneller daran, als es schlechter wird.
Wie es geendet hat
Am Ende lagen 972 Versionen dieser Datei in einem Ordner. „Kopie von WARENWIRTSCHAFT_01.12.2025″. „…_04.11.2025_final“. Über vier Jahre gewachsen. Niemand konnte mehr sagen, welche die richtige war — und zwei Leute konnten nie gleichzeitig darin arbeiten.
Dazu kam alles, was neben der Tabelle lief:
- Angebote von Hand, aus alten Angeboten kopiert, mit allen Fehlern, die dabei mitwandern
- Kostenvoranschläge, die zu spät rausgingen, weil sie zwischen anderen Dingen lagen
- Kunden, von denen niemand wusste, wann sie zuletzt gekauft hatten — und die deshalb nie wieder angesprochen wurden
- Abläufe, die sich jeder Mitarbeiter selbst gebaut hatte, weil ihm niemand einen vorgegeben hatte
Nichts davon stand auf einer Rechnung. Bezahlt habe ich es trotzdem.
Warum ich so lange nichts geändert habe
Nicht aus Bequemlichkeit, und nicht weil ich es nicht gesehen hätte. Sondern weil ich mir nicht vorstellen konnte, dass es anders geht.
Standardsoftware hatte ich mir angesehen. Sie hätte achtzig Prozent abgedeckt und für die restlichen zwanzig — also für alles, was meinen Betrieb ausmachte — hätte ich wieder eine Tabelle gebraucht. Und eine eigene Software? Das war in meinem Kopf etwas für Konzerne.
Das ist die eigentliche Blockade, und ich habe sie selbst gehabt: nicht Misstrauen, sondern Unvorstellbarkeit. Man weiß längst, dass es so nicht weitergeht. Man weiß nur nicht, dass es einen Weg gibt, der bezahlbar ist und in Wochen statt in Jahren zu einem Ergebnis führt.
Was ich dann gemacht habe
Ich habe angefangen, mir das selbst zu schreiben. Nicht alles auf einmal — den größten Zeitfresser zuerst, dann den nächsten. Jedes Stück war im Einsatz, bevor das nächste begann.
Was sich zuerst geändert hat, war nicht der Umsatz. Es war, dass Dinge aufhörten, unterzugehen. Danach kam der Rest: Stammkunden, die wieder angesprochen wurden, weil das System wusste, wann sie zuletzt gekauft hatten. Abrechnungen, die vollständig waren, weil sie nicht mehr von einem Zettel abhingen. Zahlen, auf die man sich verlassen konnte, weil alle denselben Weg gingen.
Warum ich das heute für andere mache
Weil ich in fast jedem Betrieb, in den ich komme, dieselbe Datei wiederfinde. Sie heißt anders, aber sie macht dasselbe: Sie hält zusammen, was die eigentliche Software nicht abbildet.
Und weil ich glaube, dass es einen Unterschied macht, ob jemand dieses Problem aus einer Präsentation kennt oder aus dem eigenen Betrieb. Ich schicke dir kein Konzept-PDF. Ich komme vorbei, schaue zu, wie tatsächlich gearbeitet wird, und baue daraus — persönlich, Modul für Modul, jedes fertig, bevor das nächste beginnt.
Wie das preislich aufgeht, steht hier: Software wie ein Großkonzern — für den Betrieb mit 15 Leuten. Und woran man die Kosten des Provisoriums erkennt: Was Standardsoftware wirklich kostet.
Der einfachste erste Schritt
Beschreib mir in fünf Minuten deinen größten Zeitfresser — ich schicke dir innerhalb von 24 Stunden eine persönliche Video-Analyse mit konkreten Empfehlungen. Kostenlos und ohne Telefonat: Zum 15-Minuten Prozess-Check. Oder lieber direkt reden? 30 Minuten Erstgespräch buchen.
